Privacy policy

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Společnost VR Group a.s., jako správce osobních údajů (dále jen „Správce“) zpracovává osobní údaje v souladu se zásadami a postupy stanovenými zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, a nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení GDPR“).

 

Společnost VR Group a.s. (dále také jen „Správce“ nebo „Společnost“) tímto informuje subjekty údajů, tj. fyzické osoby, jejichž osobní údaje zpracovává, o zásadách ochrany jejich soukromí a o prováděných činnostech zpracování.

 

 1. Správce osobních údajů

VR Group, a.s.

IČO: 25699091

se sídlem: Tiskařská 270/8, 108 00 Praha 10 – Malešice

tel.: +420 296 505 736

ID DS: nvxua2c

www.vrg.cz

e-mail: gdpr@vrg.cz

 

 2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

V případě, že se Subjekt údajů domnívá, že Správce zpracovává jeho osobní údaje v rozporu s Nařízením GDPR či chce uplatnit svá práva, může kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů:
Michaela Matušková, tel.: +420 296 505 736, e-mail: gdpr@vrg.cz

Písemně na adrese Tiskařská 270/8, 108 00 Praha 10 – Malešice.

 

 3. Základní informace o zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů se vztahují na všechny zaměstnance, dodavatele a odběratele Společnosti, a také na kohokoli jiného, kdo Společnost kontaktuje nebo jinou cestou předá či sdělí nějaké osobní údaje (pokud není níže uvedeno jinak). Tím se rozumí všichni lidé, kteří využívají služeb Společnosti, nebo jí poskytují služby, dodávky, nebo jsou se Společností v jiném vztahu.

Zpracování osobních údajů probíhá jak manuálně, tak i automatizovaně v informačních systémech Společnosti, při dodržení bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Pokud jsou osobní údaje subjektů údajů zpracovány prostřednictvím informačních systémů, nedochází k žádnému automatizovanému rozhodování ani profilování.

Společnost přijala vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů, a k osobním údajům mají přístup pouze jí pověřené osoby.

 

4. Zásady zpracování osobních údajů

Při zpracování osobních údajů respektuje Společnost všechna práva subjektů údajů, přičemž dodržuje zejména následující zásady:

• pro zpracování osobních údajů musí být vždy minimálně jeden ze zákonných důvodů;
• osobní údaje jsou zpracovávány korektně, zákonným a transparentním způsobem;
• osobní údaje jsou zpracovávány pouze pro určité, výslovně vyjádřené účely a zpracování je prováděno způsobem, který je s těmito účely slučitelný;
• Společnost zpracovává osobní údaje přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány;
• k zabezpečení osobních údajů při jejich zpracování Společnost přijímá veškerá rozumná a dostupná opatření;
• Společnost zpracovává pouze přesné osobní údaje, které jsou v případě potřeby aktualizovány, nepřesné nebo nadbytečné údaje jsou opraveny nebo vymazány;
• osobní údaje jsou uchovávány jen po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou údaje zpracovávány;
• zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických a organizačních opatření chránících je před neoprávněným či protiprávním zpracováním, náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

 

5. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Společnost zpracovává takové osobní údaje subjektů, které jsou nezbytné pro řádnou realizaci její podnikatelské činnosti, a to včetně uzavírání a plnění smluv. Jedná se především o osobní údaje či o údaje kontaktních osob smluvních partnerů, které tyto osoby Společnosti samy poskytnou při uzavírání smluvního vztahu nebo při realizaci zakázky, případně při komunikaci se Společností prostřednictvím e-mailu nebo prostřednictvím jejích webových stránek www.vrg.cz.

Společnost dále zpracovává informace z jiných zdrojů, k nimž patří veřejně dostupné zdroje, a to včetně veřejných rejstříků a webových stránek, případně údaje získané od třetích osob, jako jsou například obchodní partneři subjektů, pokud Společnost takové údaje nezbytně potřebuje pro realizaci smluvního vztahu či plnění právních povinností. Společnost může kombinovat informace shromážděné z uvedených zdrojů s dalšími informacemi, které získává svou vlastní činností.

Mezi zpracovávané údaje patří zejména:

• obchodní firma smluvního partnera, případně pak jeho jméno a příjmení, IČO, sídlo,
• údaje o osobách zastupujících smluvního partnera či osobách jím k zastupování pověřených, o jeho kontaktních osobách (především jméno, příjmení, případně titul, zastávaná pracovní funkce, telefonní číslo, e-mailová adresa, ID datové schránky),
• jiné elektronické údaje (např. IP adresa)
• pokud je to nezbytné pro realizaci smluvního vztahu, jsou zpracovávány také údaje o názvu bankovního ústavu a číslo účtu,
• fotografie, zvukový nebo audiovizuální záznam obsahuje-li osobní údaj konkrétní osoby
• pokud je to nezbytné pro realizaci smluvního vztahu, jsou zpracovávány také zvláštní kategorie osobních údajů (např. výpis z rejstříku trestů, údaje o zdravotním stavu).

 

6. Doba zpracování

Společnost zpracovává osobní údaje v souladu se lhůtami uvedenými ve spisovém, skartačním a archivačním řádu Společnosti či v příslušných právních předpisech, a dále v souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, a to po dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového smluvního vztahu, tak i z příslušných právních předpisů.

 

7. Účel, využití a právní titul zpracování osobních údajů

Společnost využívá osobní údaje k těmto účelům:

• Realizace zakázek, obchodní spolupráce

Společnost využívá osobní údaje pro přímou realizaci a evidenci obchodních zakázek, pro komunikaci s obchodními partnery, odběrateli a dodavateli, jakož i plnění veškerých souvisejících smluvních a právních povinností. Kontaktní údaje může Společnost využívat pro poptávání služeb a produktů od svých, i potenciálních, dodavatelů. Jedná přitom v oboustranném oprávněném zájmu na obchodní spolupráci. Osobní údaje získané od svých obchodních partnerů může Společnost dále využít pro účely podávání nabídek do výběrových řízení a veřejných zakázek, kterých se účastní. Osobní údaje jsou pro tento účel zpracovávány z důvodu oboustranného oprávněného zájmu na plnění podnikatelských záměrů a uzavření příslušných smluv. V případě, že subjekt údajů nemá zájem být Společností nadále obchodně kontaktován, může využít kterýkoliv z kontaktních údajů Společnosti a tuto skutečnost mu sdělit.

• Vedení účetnictví

Společnost využívá získané údaje k vystavování účetních dokladů a vedení účetnictví v souladu s platnými právními předpisy.

• Bezpečnost a ochrana zdraví při práci a ochrana práv Společnosti a třetích osob

Společnost má oprávněný zájem na ochraně života, zdraví osob a majetku, dále všech svých práv a stejně tak i na ochraně majetku a práv třetích osob. Za tímto účelem mohou být prostory Společnosti jakož i prostory třetích osob, jež jsou v užívání Společnosti, zabezpečeny kamerovým systémem a systémem evidujícím návštěvy. V takovém případě využívá Společnost osobní údaje výhradně ke shora uvedeným účelům. Právním základem pro používání kamerového systému je především plnění právní povinnosti vyplývající z právních předpisů o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti. Společnost dbá na to, aby kamerové systémy nezasahovaly do soukromí zaměstnanců a návštěvníků Společnosti. V místech, kde jsou kamery používány, jsou umístěné viditelné informační tabulky se základními informacemi a piktogramem.

• Marketing, reklama

Osobní údaje subjektů údajů může Společnost dále užívat za účelem jejich zveřejnění v materiálech Společnosti sloužících k propagačním a marketingovým účelům nebo na svých webových stránkách, včetně svého profilu na sociálních sítích, a to na základě uděleného souhlasu. Jestliže Společnost pořádá propagační, vzdělávací či jinou společenskou akci, a pořizuje z ní fotografický nebo audiovizuální záznam, považuje se toto jednání za zpracování osobních údajů za předpokladu, že tyto informace obsahují osobní údaje subjektů údajů (např. podobiznu). Tento záznam za účelem informování o akci a jejím průběhu zveřejňuje Společnost na svých webových stránkách, sociálních sítích nebo v materiálech sloužících k marketingovým účelům pouze se souhlasem jednotlivých subjektů údajů. Naopak pořizování fotografií, které zachycují pouze průběh akce, ale nikoli podobizny jednotlivých subjektů údajů, které nebudou ani jiným způsobem ztotožněny (např. uvedením jména), se za zpracování osobních údajů nepovažuje.

• Přijímání nových zaměstnanců, stáže pro studenty

Pokud Společnost získá osobní údaje fyzické osoby pro účely náboru zaměstnanců, využívá je pouze pro obsazení nové pracovní pozice. Osobní údaje pro tento účel Společnost zpracovává po celou dobu trvání výběrového řízení, ledaže subjekt údajů udělí souhlas, aby si Společnost jeho osobní údaje uložila na delší dobu a použila je pro případ nově otevřené vhodné pracovní pozice v budoucnu. V takovém případě lze osobní údaje uchovávat po dohodnutou dobu.

Osobní údaje studentů může Společnost zpracovávat za účelem podpory vzdělávání a profesního rozvoje studentů a jejich uplatnění ve Společnosti, pokud tak vyplývá z uzavřené smlouvy mezi Společností a studentem, pokud k tomu student udělil souhlas, nebo pokud je dán oboustranný oprávněný zájem na realizaci praxe ve Společnosti a na budoucí spolupráci. V případě, že student nemá zájem na realizaci odborné praxe ve Společnosti, může využít kterýkoliv z kontaktních údajů Společnosti a tuto skutečnost sdělit.

• Soudní řízení a obrana právních nároků

Společnost může využívat zpracovávané osobní údaje k vymáhání svých nároků, k řešení sporů nebo k ochraně svých práv a oprávněných zájmů dle platných právních předpisů.

 

8. Zpracování a ochrana osobních údajů

Zpracování osobních údajů je prováděno jednotlivými pověřenými zaměstnanci Společnosti případně zpracovatelem, resp. jeho zaměstnanci, a to pouze v rozsahu nezbytném pro výkon jejich činnosti pro Společnost. Ke zpracování osobních údajů dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálně u osobních údajů v listinné podobě za dodržení veškerých bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem učinila Společnost technickoorganizační opatření k zajištění ochrany zpracovávaných osobních údajů, zejména opatření, zamezující neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, k neoprávněným přenosům, k neoprávněnému zpracování jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů osobních údajů na soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů upravujících ochranu osobních údajů.

 

9. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje subjektu údajů mohou být předávány nebo zpřístupňovány pouze osobám, orgánům či institucím, kterým takové právo plyne ze zákona či veřejného zájmu, event. vyplývá ze smluvního vztahu. Všichni smluvní partneři Společnosti jsou vázáni povinností mlčenlivosti a dodržují platné právní předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Zpracovateli osobních údajů jsou dodavatelé a poskytovatelé služeb souvisejících s provozem Společnosti. Společnost v žádném případě osobní údaje neposkytuje, ať už úplatně, nebo bezúplatně, třetím osobám, aniž by k tomu měla zákonný důvod.

 

10. Předávání osobních údajů do zahraničí

Volný pohyb osobních údajů v rámci Evropské unie z důvodu ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů není omezen ani zakázán. Pokud se jedná o země mimo Evropskou unii, tzv. třetí země, nebo jde o mezinárodní organizaci, musí být splněny další požadavky stanovené Nařízením GDPR.

 

11. Právní základ pro zpracování osobních údajů

Společnost může dle ustanovení čl. 6 odst. 1 Nařízení GDPR zpracovávat osobní údaje pouze na základě těchto právních titulů:

• udělení souhlasu se zpracováním OÚ od subjektu údajů,
• plnění smlouvy,
• plnění právní povinnosti,
• ochrana důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
• splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci,
• oprávněného zájmu.

 

12. Práva subjektu údajů:

Subjekty osobních údajů mají tato práva:

• Právo na přístup k osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které o subjektu Společnost zpracovává,
• Právo na opravu osobních údajů

Společnost usiluje při zpracovávání osobních údajů o zajištění jejich přesnosti a aktuálnosti. Subjekt údajů má právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu nepřesné osobní údaje, které se Subjektu údajů týkají, opravil. Současně má, s přihlédnutím k účelům zpracování osobních údajů, Subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů.

• Právo na výmaz osobních údajů

Subjekt údajů má právo požadovat po Společnosti, aby bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se subjektu údajů týkají. Společnost tyto osobní údaje vymaže, pokud:

• osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovány
• subjekt údajů odvolal souhlas, na jehož základě byla tyto údaje zpracovány a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování
• subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody zpracování
• subjekt údajů vznese námitky proti zpracování
• osobní údaje byly zpracovány protiprávně.
• Právo na omezení zpracování osobních údajů

Subjekt údajů má právo požadovat po Společnosti, aby omezila zpracování jeho osobních údajů, pokud jsou splněny určité, právními předpisy stanovené podmínky pro omezení nakládání s osobními údaji.

• Právo na přenositelnost osobních údajů

Subjekt údajů má právo získat od Společnosti ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, je-li to technicky proveditelné, osobní údaje, které se ho týkají, a které Společnosti poskytl a právo předat tyto údaje jinému správci, to vše, pokud jsou splněny určité, právními předpisy stanovené podmínky.

• Právo vznést námitku

Subjekt údajů má právo z důvodů týkajících se konkrétní situace vznést kdykoliv námitku proti zpracování osobních údajů. V případě, že subjekt údajů vznese námitku, nebude Společnost zpracovávat jeho osobní údaje do té doby, dokud neprokáže závažné důvody pro jejich zpracování, které převažují nad zájmy subjektu údajů nebo právy a svobodami nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

• Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování (Článek 22 GDPR)

Společnost jako správce nezpracovává automatizovaně žádné osobní údaje.

• Právo podat stížnost

Subjekt údajů má právo podat stížnost na nakládání s osobními údaji u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

• Právo kdykoliv odvolat svůj souhlas

Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoliv odvolat, a to buď písemně na adresu sídla společnosti VR Group, a.s., či na e-mailovou adresu gdpr@vrg.cz. Odvolání souhlasu nemá retroaktivní účinky.

Žádosti zpracované v souladu s tímto článkem musí být předloženy písemně a musí být podepsány vlastnoručním podpisem žadatele. Žádosti dále musí obsahovat jméno, adresu a pokud možno také e-mailovou adresu subjektu údajů. Žádosti lze zasílat na adresu Společnosti uvedenou na konci tohoto dokumentu. Žádosti budou Společností neprodleně a řádně zpracovány. Žádosti o výmaz osobních údajů budou posouzeny s ohledem na příslušné zákonné požadavky. V případech, kdy příslušné právní předpisy stanoví za vyřízení takové žádosti poplatek, může Společnost tento poplatek účtovat. Pokud Společnost obdrží výše uvedenou žádost, ale bude mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, může jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.

 

 

Information on the processing of personal data by the camera system CZE.pdf

Information on the processing of personal data for job applicants CZE.pdf